PMPK adalah singkatan dari Project Management Body of Knowledge. Dalam sesi ini, kami akan memberikan gambaran singkat tentang PMK dan fokus pada hal-hal baru yang ada di dalamnya, seperti prinsip dan kinerja. Nama saya adalah Suharto, dan saya adalah seorang konsultan profesional di bidang ini sejak tahun 2018. Saya memiliki latar belakang pendidikan di bidang teknik elektro dan teknologi informasi dari UGM dan Saitama University di Jepang. Saya juga telah mendapatkan sertifikasi dalam hal TOGAF dan data mining, dan sedang dalam proses sertifikasi untuk manajemen proyek.
Saya memiliki pengalaman dalam menangani proyek di berbagai sektor, seperti Pertamina, PLN, pembangkitan Jawa Bali, pemerintahan, BPPT, KPK, dan Antam. Dalam sesi ini, kami akan membahas bagaimana konsep dan teori dalam PMK harus seimbang dengan praktek. Meskipun waktu yang terbatas, kami akan mencoba memberikan gambaran tentang topik ini. Kami juga ingin membagikan informasi tentang perusahaan kami, yaitu Brand Matic dan PT Ilmu Komputer, dan kami memiliki berbagai jenis pelatihan yang terkait dengan manajemen proyek. Kami memiliki training reguler, one-day, serta custom dan akademik untuk memenuhi kebutuhan Anda. Ada juga beberapa sertifikasi yang dapat Anda peroleh dalam manajemen proyek, termasuk Scramble dan ID Project Management.

Ada beberapa jenis training yang tersedia, seperti training reguler, training satu hari, training warna, dan training kustom. Ada juga training private, yang berfokus pada pemahaman konsep, dan training sertifikasi, yang fokus pada latihan soal dan persiapan sertifikasi. Dalam training satu jam ini, kita akan fokus lebih ke arah akademi, namun jika waktu masih tersedia, kita dapat melakukan latihan soal terkait sertifikasi Project Management.

Ada 2 buku teks yang digunakan dalam training ini, yaitu edisi 7, yang merupakan versi terbaru, dan edisi sebelumnya yang masih berisi informasi penting. Outline materinya terdiri dari pengantar mengenai Project Management Body of Knowledge (PMBOK), perbedaan antara versi 6 dan versi 7, serta konten utama yang terbagi menjadi standar Project Management, 12 prinsip, 8 edisi Project, teori ring Taylor, dan model metode.

Dalam training ini juga dijelaskan bahwa banyak proyek IT mengalami kegagalan, hanya sekitar 16,2% proyek yang berhasil dan lebih dari 80% proyek gagal. Hal ini disebabkan oleh berbagai faktor, termasuk kurangnya waktu dan biaya yang tepat serta skop yang sesuai. Mengetahui fakta-fakta ini penting karena hanya sekitar 11,4% investasi dalam proyek yang bermanfaat, sedangkan 67% organisasi yang tidak menganggap kompetensi Project Management penting mengalami kegagalan proyek.

Dalam training ini juga dijelaskan perbedaan antara proyek dan operasional, serta pentingnya belajar konsep-konsep manajemen proyek untuk memberikan kontribusi maksimal dalam tim proyek.

Terkadang tidak perlu ada penjelasan lebih lanjut saat melihat sertifikat angket atau hal-hal sejenis. Setelah Anda selesai, itu adalah rutinitas. Setiap kali ada pelatihan, itu akan seperti itu. Itu disebut operasional. Teman-teman dari departemen pemasaran juga menjalankan kegiatan pemasaran setiap hari, seperti yang saya jelaskan tadi. Jadi, jika Anda bekerja sebagai apa pun di sebuah perusahaan, misalnya, di perusahaan mobil, tugas Anda mungkin adalah melakukan pemeriksaan dan ini termasuk dalam operasional supermarket. Ini adalah pekerjaan yang berbeda dengan proyek. Proyek memiliki sifat temporary, bukan rutin. Persi ini adalah temporary, yang berarti ada awal dan akhirnya. Itu sementara waktu. Misalnya, jika Anda bekerja di sebuah bank sebagai customer service atau teller, selama bank dibuka, itu akan beroperasi terus, tetapi itu hanya jam operasionalnya. Namun, dalam pengembangan aplikasi perangkat lunak seperti Go-Jek atau Tokopedia, saat mereka membuat aplikasi, itu adalah proyek, tetapi setelah selesai diluncurkan, itu adalah operasional. Namun, itu juga dapat dihentikan di tengah jalan sebelum selesai, seperti yang terkenal.

Proyek dapat bervariasi, baik dalam skala kecil maupun besar, dan bisa memakan waktu lama atau cepat. Biayanya juga bisa berkisar dari ratusan ribu hingga miliaran, seperti pembangunan sirkuit Mandalika. Contoh proyek yang kecil adalah pembuatan skripsi, yang biasanya mengambil waktu satu semester. Sifat temporary dari proyek juga terlihat dalam survei mengenai popularitas kandidat atau elektabilitas seseorang. Semua ini adalah contoh proyek temporary. Proyek juga memiliki atribut dan sifat yang membedakannya dari operasional. Salah satunya adalah tingkat ketidakpastian yang lebih tinggi dalam proyek. Ketika sesuatu dilakukan secara rutin, tingkat ketidakpastiannya rendah. Tidak ada hal seperti "minimal" atau "maksimal" dalam operasional yang bisa kita temui dalam proyek. Proyek juga memerlukan elaborasi yang progresif melintasi berbagai disiplin ilmu, departemen, perusahaan lain, dan vendor. Ini adalah kontribusi yang maksimal dalam tim proyek.

Dalam kesimpulannya, proyek adalah pekerjaan temporary yang memiliki awal dan akhir, berbeda dengan pekerjaan operasional yang rutin. Proyek dapat bervariasi dalam ukuran dan waktu yang dibutuhkan, biasanya melibatkan tingkat ketidakpastian yang lebih tinggi dan memerlukan kolaborasi lintas disiplin ilmu dan entitas bisnis.

Alat dan teknik yang digunakan dalam mengupas apel meliputi pisau. Meskipun mungkin memungkinkan untuk mengupas apel tanpa menggunakan pisau, tetapi metode ini tidak efisien dan dapat menyebabkan kerugian seperti meluangkan waktu lebih lama, banyak yang terbuang, dan bahkan dapat menyebabkan sakit gigi. Oleh karena itu, menggunakan pisau adalah solusi yang lebih efisien. Namun, penggunaan pisau ini membutuhkan keahlian dan pengalaman. Jadi, jika seseorang belum pernah menggunakan pisau sebelumnya, perlu berhati-hati agar tidak gagal dalam melakukannya.

Selain itu, dalam konteks pengelolaan proyek, alat dan teknik yang diperlukan seringkali berhubungan dengan perangkat lunak atau software. Salah satu tools yang penting adalah software manajemen proyek. Ada berbagai macam software yang tersedia, mulai dari yang gratis hingga yang open source. Contohnya adalah pembuatan jadwal proyek menggunakan software, seperti Gantt chart atau software musik dengan Tools dan Teknik Tumpukan (stack).

Dalam manajemen proyek, penting untuk memperhatikan bahwa tujuan dari proyek tersebut haruslah tercapai. Ada tiga kriteria yang biasa disebut triple constraint yaitu waktu, biaya, dan ruang lingkup. Artinya, proyek harus dapat selesai tepat waktu, sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan, dan mencakup semua deliverables yang telah ditetapkan. Selain itu, penting juga untuk memastikan bahwa produk atau layanan yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan dan harapan dari stakeholder, terutama sponsor proyek.

Manajemen proyek juga melibatkan pengelolaan risiko. Risiko-risiko tersebut dapat berhubungan dengan penundaan waktu atau kenaikan biaya. Oleh karena itu, perlu ada perencanaan

Dalam organisasi kita, terdapat banyak proyek yang harus dikerjakan. Setiap proyek diorganisasi memiliki programnya sendiri, seperti Program A1 dan Program A2. Program-program ini memiliki banyak proyek di bawahnya. Sebagai contoh, saat kita mengerjakan Proyek B, kita perlu mengetahui program apa yang terdapat di dalamnya. Setiap proyek harus bekerja seiring dengan program dan portofolio yang ada di organisasi. Selain itu, ada 12 prinsip manajemen proyek yang meliputi moral, etika, kesepakatan, dan hukum. Ketika menjalankan proyek, kita harus memastikan bahwa proyek tersebut mencakup kolaborasi di tim maupun di lingkungan sekitarnya. Kualitas proyek tidak boleh dikorbankan demi jangkauan, waktu, atau biaya. Risiko dalam proyek bisa optimasi, dihindari, atau dikendalikan dengan cara menjalankan manajemen risiko.

Ketika memimpin proyek, seorang manajer proyek harus memiliki kemampuan kepemimpinan. Saat memilih siklus, fase, dan pendekatan pengembangan proyek, kita juga harus memperhatikan jenis proyek yang sedang dikerjakan. Model prediktif sesuai untuk proyek besar yang sudah jelas lingkupnya, sementara model adaptif cocok untuk proyek yang masih samar atau tidak pasti. Terdapat juga hubungan antara prinsip manajemen proyek, domain performance proyek, model, metode proyek, dan artefak. Setelah menjalankan model dan metode, hasilnya akan menjadi konsumsi bagi organisasi yang bersangkutan.

PMBOK 7 mengupdate cara manajemen proyek dilakukan, tetapi tidak menggantikan sepenuhnya PMBOK 6. Kedua konten tersebut masih berlaku dan perlu dipahami. Terdapat berbagai pelatihan untuk memahami konsep manajemen proyek, termasuk persiapan ujian sertifikasi. Pelatihan tersebut fokus pada pemahaman konsep, latihan soal, dan persiapan sertifikasi.

Untuk pertanyaan terkait maintenance, pembuatan strategi maintenance bisa masuk ke dalam satu proyek, namun saat maintenance sudah dilaksanakan, itu menjadi hal operasional. Jadi, tergantung pada jenis maintenance yang dimaksud. Semoga penjelasan ini dapat membantu!

Semua proses, prinsip, dan konsep manajemen proyek tersebut dapat disesuaikan dengan konteks dan kebutuhan organisasi yang bersangkutan, serta proses dan proyek yang sedang dikerjakan. Setelah menjalankan proses manajemen proyek, hasilnya bisa menjadi konsumsi bagi organisasi, baik dalam lingkup internal maupun eksternal.

Dokumentasi yang berlebihan tidak berguna karena tidak ada yang mau membacanya. Namun, tidak semua proses memerlukan dokumen yang lengkap. Project Manager harus memahami bahwa setiap proses memiliki outputnya sendiri dan output tersebut tidak selalu berupa dokumen. Detail proses yang dijalankan tergantung pada konteks proyek, seperti pengembangan software. Dalam proyek dengan ukuran kecil, tidak semua proses harus memiliki dokumen terpisah, tetapi bisa dikemas menjadi satu dokumen yang mencakup semua hal yang diperlukan. Dokumentasi tetap diperlukan untuk proyek eksternal sebagai laporan untuk pihak ketiga, seperti dokumentasi penggunaan software. Meskipun sertifikat tidak wajib untuk menjadi Project Manager, memiliki sertifikat tertentu seperti PMP dapat menguntungkan karir, terutama di lingkup internasional. Tingkat ketidakpastian dalam proyek harus diterima dan dapat dielola melalui manajemen risiko yang melibatkan identifikasi, analisis, dan respons terhadap risiko. Keputusan untuk melanjutkan atau menghentikan proyek juga harus didasarkan pada kelayakan proyek.